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FileGrant
Archivia, condividi e gestisci i tuoi file in totale sicurezza con una piattaforma avanzata, semplice da usare e altamente personalizzabile.
Release note
Ultimi aggiornamenti e ottimizzazioni
CyberGrant Suite
21 Febbraio 2026 - FileGrant v. 4.4.1.
La versione 4.4.1 include diversi bug fix e miglioramenti delle performance, oltre a un potenziamento della protezione tramite password delle cartelle e nuove impostazioni di gestione QuickShare.
Nuove Impostazioni
Controllo completo di QuickShare
È ora disponibile una nuova impostazione che consente di gestire in modo completo il comportamento di QuickShare.
Dalla sezione QuickShare è possibile:
- Abilitare o disabilitare QuickShare: decidere se rendere visibile o meno la funzionalità agli utenti.
- Abilitare l’apertura automatica dopo il login: impostare QuickShare come pagina di atterraggio predefinita dopo l’accesso.
- Definire la durata massima della condivisione: configurare per quanti giorni una condivisione può restare attiva, fino a un massimo di 90 giorni.
Le condivisioni scadono automaticamente allo scadere del periodo impostato.
Nuove Funzionalità
Protezione con Password per le Cartelle
È stata introdotta una nuova funzionalità per rafforzare la sicurezza dei contenuti: la protezione con password delle cartelle.
Questa funzione consente agli amministratori o agli utenti autorizzati di proteggere le cartelle con una password, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza per i contenuti sensibili. Gli utenti che tentano di accedere a una cartella protetta devono inserire la password corretta prima di poterne visualizzare il contenuto.
Elementi principali
- Impostazione password sulla cartella - Attivazione della protezione direttamente dalle impostazioni della cartella.
- Configurazione password personalizzata - Definizione di una password sicura per controllare l’accesso.
- Opzione bypass per il proprietario - Possibilità per il proprietario della cartella di accedere senza inserire la password.
- Numero massimo di tentativi errati - Definizione del numero di inserimenti password non corretti consentiti.
- Durata del blocco - Configurazione del tempo di blocco dopo il superamento dei tentativi massimi.
- Durata della sessione - Impostazione del tempo di validità della sessione dopo autenticazione corretta.
- Data di scadenza - Definizione opzionale di una data di scadenza della protezione con password.
- Gestione completa - Le password possono essere modificate o rimosse in qualsiasi momento e le cartelle possono essere bloccate quando necessario.
Reset della Password da parte del Proprietario tramite OTP
I proprietari delle cartelle protette da password possono ora reimpostare la password anche nel caso in cui abbiano dimenticato quella corrente.
Il processo di reset è protetto tramite verifica OTP via email, utilizzando lo stesso meccanismo previsto per l’OTP di accesso alla piattaforma.
Questa funzionalità garantisce maggiore controllo degli accessi e flessibilità nella gestione di informazioni riservate o condivise, sia internamente sia verso l’esterno.
Miglioramenti e Correzioni
- Correzioni di bug generali su tutta la piattaforma
- Miglioramenti delle performance
- Ottimizzazioni minori dell’interfaccia utente e dell’usabilità
- Potenziamenti della sicurezza
13 Gennaio 2026 - FileGrant v. 4.3.8
La versione 4.3.8 introduce nuove funzionalità e miglioramenti focalizzati sul controllo avanzato della condivisione, sulla gestione dei tag e sul rafforzamento delle policy di sicurezza e compliance.
Questa release offre agli amministratori maggiore flessibilità e controllo nella governance dei dati, riducendo i rischi legati alla condivisione non autorizzata.
Nuove settings:
Sharing Approval Requirements
Questa nuova sezione consente agli amministratori di definire policy di approvazione preventiva per la condivisione di file e cartelle. Le regole possono essere applicate globalmente, in base alla proprietà del file o in funzione dei tag di classificazione, garantendo che i file sensibili vengano revisionati prima della condivisione. Le richieste di approvazione possono essere indirizzate a un supervisore o a un team di revisione predefinito.
Elementi chiave
- User Scope - definisce se gli utenti sono soggetti alle restrizioni configurate dall’amministratore:
- All: applica la regola a tutti gli utenti
- None: disattiva la regola
- Exception Handling: consente di specificare utenti esclusi dalla regola
- Team di revisione: utenti autorizzati ad approvare o rifiutare le richieste
- Tipo di approvazione:
- Approvazione generale (necessaria prima di ogni condivisione)
- Approvazione solo per le ri-condivisioni
- Tags: applicazione delle regole ai file che contengono specifici tag (per configurare regole multiple è necessario selezionare un tag)
Nuove funzionalità e miglioramenti:
Ricerca dei documenti
La funzionalità di ricerca dei documenti è stata migliorata per offrire risultati più accurati e flessibili.
Sono state introdotte:
- Like Search: consente di ampliare la ricerca a file con titoli simili o correlati
- Exact Match: permette di limitare la ricerca a parole o frasi specifiche
Queste opzioni migliorano l’esperienza utente e velocizzano l’accesso ai contenuti rilevanti.
Gestione degli shortcut
È stato introdotto un messaggio di avviso che informa l’utente quando sono presenti file con shortcut.
Prima di procedere allo spostamento del file nel cestino, viene richiesta una conferma aggiuntiva, riducendo il rischio di eliminazioni involontarie.
Tags
È stata introdotta una nuova gestione avanzata dei tag.
In fase di creazione, l’amministratore può:
- rendere il tag visibile a tutti gli utenti,
- oppure limitarne la visibilità a utenti o gruppi selezionati.
- È inoltre possibile definire la visibilità del tag in base al livello di accesso dell’utente (ad esempio contributor, reader e/o external).
Oltre all’icona del company tag, se il tag è utilizzato in una regola di Tagged Files Visibility, viene mostrato anche il simbolo di condivisione all’interno del tag.
24 Novembre 2025 - FileGrant v. 4.3.5
Condivisione File
1. Shortcut Link – controllo sulla creazione dei collegamenti rapidi
Gli amministratori possono ora definire se gli utenti possano creare shortcut link per file che contengono specifici TAG.
La funzionalità consente di impedire la generazione di link rapidi per contenuti sensibili o soggetti a regole aziendali, migliorando sicurezza e governance.
Elementi chiave
- User Scope
- All: applica la regola a tutti gli utenti
- None: disattiva la regola
- Exception Handling: consente di definire utenti esclusi
- Tags: applicazione della regola solo ai file con TAG selezionati
- Supporto per regole multiple
2. Forced File Invisibility – invisibilità dei file dopo la condivisione
Questa funzionalità consente agli amministratori di rendere invisibili ai destinatari determinati file pur mantenendo attiva la condivisione.
È utile, ad esempio, per nascondere file master in formato Office e mostrare solo versioni finali o approvate, come i PDF.
Elementi chiave
- User Scope
- All: applica la regola a tutti gli utenti
- None: disattiva la regola
- Exception Handling: consente di definire utenti esclusi
- Invisible After Sharing: i file configurati come invisibili non sono visibili ai destinatari
- Tags: applicazione della regola solo ai file con TAG selezionati
- Supporto per regole multiple
3. Mandatory File Classification – classificazione obbligatoria prima della condivisione
FileGrant richiede ora la classificazione obbligatoria del file prima della condivisione, riducendo errori operativi e aumentando la coerenza nella governance dei dati.
Elementi chiave
- User Scope
- All: applica la regola a tutti gli utenti
- None: disattiva la regola
- Exception Handling: consente di definire utenti esclusi
4. File Type Restriction – limitazioni sui tipi di file caricabili o condivisibili
Gli amministratori possono bloccare il caricamento o la condivisione di specifici formati non autorizzati, garantendo un controllo completo sugli standard accettati dall’organizzazione.
Elementi chiave
- User Scope
- All: applica la regola a tutti gli utenti
- None: disattiva la regola
- Exception Handling: consente di definire utenti esclusi
- File Types: configurazione dei formati da bloccare
- Supporto per regole multiple
Sicurezza & Governance
Governance dei TAG – creazione ed editing riservati agli Admin
A partire da questa versione, solo gli utenti ADMIN possono creare o modificare i TAG.
Questo garantisce maggiore coerenza nelle classificazioni, riduce i rischi di etichette improprie e rafforza le policy aziendali.
11 settembre 2025 - FileGrant v. 4.2.19
Condivisione File
-
Restrizione condivisione file con esterno
Gli amministratori possono ora stabilire se i contributor possano condividere file con l’esterno. La condivisione può essere disabilitata del tutto per utenti o gruppi, limitata a domini approvati oppure consentita solo per file contrassegnati con specifici Tag. In caso di blocchi imposti dalle regole DLP, è inoltre possibile configurare eccezioni. -
Scadenza automatica obbligatoria per la condivisione documenti
Con la nuova opzione gli amministratori possono imporre che ogni documento condiviso abbia una data di scadenza automatica. È possibile definire una durata massima consentita, impedire le condivisioni senza scadenza e bloccare quelle che superano il limite configurato.
File Manager
-
Regole di gestione dei Tag sui file
Gli utenti possono ora applicare e rimuovere Tag sui file, in base alle regole impostate dall’amministratore. È possibile specificare se la gestione dei Tag sia consentita solo sui propri file, anche su quelli ricevuti in condivisione, oppure su entrambi.
30 Giugno 2025 - FileGrant v. 4.0.0
Monetizzazione & Pagamenti
- Pay-to-Access per file condivisi
I proprietari dei file possono assegnare un prezzo ai propri contenuti. Gli utenti che vogliono aprire o scaricare il file devono completare un pagamento con carta di credito tramite gateway sicuro. Tutte le transazioni vengono tracciate e sono disponibili per audit e controlli.
- File Sales Permission in Settings
Gli amministratori possono abilitare o disabilitare la vendita dei file a livello di piattaforma. Se abilitata, il sistema gestisce in modo centralizzato processi di pagamento sicuri e inserzioni dei file, garantendo opportunità di monetizzazione per i creator e la massima protezione contro le frodi.
Gestione Utenti & Gruppi
- Prompt di notifica ai nuovi membri di gruppo
Quando un amministratore aggiunge nuovi utenti a un gruppo che ha già risorse condivise, il sistema chiede se inviare una notifica solo ai nuovi membri, evitando messaggi duplicati agli altri.
- Impostazione dei limiti di storage per i contributor
Possibilità di definire quote personalizzate per singolo utente (es. 5 GB ciascuno) oppure utilizzare lo spazio complessivo della licenza come pool condiviso. Questo consente di gestire meglio le risorse e adattarsi a esigenze diverse.
- Invio invito al momento della creazione dell’utente
Ora è possibile inviare un invito personalizzato durante la creazione di un nuovo utente, oppure in un secondo momento tramite menu dedicato.
- Sezione Admin Activity Log
Una nuova interfaccia dedicata agli amministratori per visualizzare, filtrare e ricercare tutte le attività degli utenti (upload, download, modifiche ai permessi, login), senza dover ricorrere alle API.
Gestione File & Collaborazione
- Configurazione dei diritti di eliminazione in modalità Editor
Gli amministratori possono decidere quali ruoli o gruppi abbiano il diritto di eliminare i file condivisi in modalità Editor. È possibile bloccare completamente gli utenti esterni. I creatori dei file mantengono sempre il diritto di eliminarli.
- Autorizzazione ai creator per eliminare i propri file in cartelle condivise
Se un utente crea un file all’interno di una cartella condivisa, può eliminarlo anche se le restrizioni generali della cartella non lo prevedono.
- Colonna “Creatore del file” in My Files
Una nuova colonna mostra chi ha creato o caricato ogni file (“Io” se è il proprietario, oppure il nome/email del collaboratore), garantendo trasparenza e responsabilità.
- Visualizzazione del percorso completo nei file condivisi
In caso di file con nomi duplicati o posizionati in sottocartelle annidate, ora viene mostrato l’intero percorso, semplificando l’identificazione.
- Nuova funzione “Scorciatoie”
È possibile creare collegamenti a file o cartelle (propri o condivisi) senza duplicarli, organizzando lo spazio di lavoro in modo più flessibile.
- Visualizzazione dello stato di condivisione nelle sottocartelle
Icone e liste di utenti condivisi ereditano la condivisione dalle cartelle principali, mantenendo coerenza e chiarezza anche nei livelli più profondi.
- Filtro “Shared With” più accurato
Ora vengono mostrati solo gli utenti con cui esiste effettivamente una condivisione, evitando confusione.
- Sostituzione della colonna “Data di creazione” con “Ultima modifica”
La lista file mostra la data di ultima modifica, mentre la data di creazione resta disponibile nel pannello dettagli.
- Prompt per la denominazione immediata dei nuovi file
Alla creazione di un nuovo documento, l’utente deve assegnare subito un nome, evitando i classici “untitled” ripetitivi.
- Get Link dai file ricevuti
Anche i destinatari di un file condiviso possono copiare il link e condividerlo con altri utenti che hanno già accesso, senza duplicare permessi.
Sicurezza & Privacy
- AI per rilevamento dati sensibili (anche in modalità cifrata)
L’intelligenza artificiale può analizzare in modo sicuro i documenti caricati – anche se cifrati – per rilevare informazioni sensibili (es. dati personali, contratti, fatture) e applicare automaticamente TAG descrittivi. Gli amministratori possono definire tassonomie personalizzate.
- Accesso multi-ecosistema (Azure AD B2C & Entra ID)
Integrazione per Single Sign-On sia di utenti consumer (B2C) sia enterprise (Entra ID), con gestione unificata delle policy e maggiore scalabilità.
- Visibilità completa delle attività per i proprietari dei file
I proprietari possono ora vedere non solo le aperture, ma anche modifiche, download e rinominazioni effettuate sui file condivisi, con filtri per azione, utente e data/ora.
- Log degli indirizzi IP nei tentativi di login
Tutti i tentativi di accesso – riusciti o falliti – registrano ora anche l’IP di origine, aumentando la tracciabilità e supportando le esigenze di compliance.
Condivisione File
- Pagina di condivisione rapida stile WeTransfer
Una nuova interfaccia semplificata che consente di caricare uno o più file, inserire email dei destinatari, aggiungere un messaggio e generare un link protetto (anche con password). - Filtro utenti che hanno condiviso con me
Possibilità di visualizzare e filtrare l’elenco degli utenti che hanno condiviso file con l’utente, per una gestione più chiara e veloce.
17 Dicembre 2024 - FileGrant v. 3.5.1
Nuova sezione Settings (solo Admin)
Nuova sezione Settings (solo Admin)
Gli amministratori hanno ora a disposizione un’area dedicata con opzioni avanzate:
- Company Branding: personalizzazione autonoma di interfaccia e notifiche con logo e colori aziendali.
- Contributors Visibility Limitations: scelta se rendere visibili agli utenti “Contributor” i nuovi utenti o gruppi creati dagli Admin.
- Download Restrictions: possibilità di imporre la cifratura dei file scaricati in locale, tramite regole basate su TAG.
- Forced Anti-Capture Mode: obbligo di apertura dei file in modalità anti-cattura (associata a TAG dedicati).
- File Size Limit: definizione di un limite massimo per i file caricati da tutti gli utenti.
Classificazione avanzata con TAG
- TAG personali: creati dall’utente, non visibili ai destinatari della condivisione.
- TAG aziendali: definiti dall’Admin, visibili ai destinatari e in grado di applicare restrizioni operative (es. download cifrato, apertura anti-capture).
Aggiornamenti aree della piattaforma
- L’area Archive diventa Hidden.
- L’area Received si sposta nel menu principale a sinistra.
- Aggiunta la colonna Shared by nei file ricevuti.
- Disponibile il breadcrumb anche su file ricevuti.
Gestione e tracciamento più avanzati
- Audit completo: tutte le operazioni su file e utenti vengono tracciate, con possibilità di esportazione via API.
- Upload e download massivi: caricamento e scaricamento di più file e cartelle contemporaneamente (con limite dimensionale configurabile in Settings).
- Versioning fino a 99 versioni precedenti per ogni file.
Sicurezza potenziata
- Possibilità di archiviare le chiavi di cifratura su HSM aziendale in ambiente Azure.
Ricerca intelligente
- Nuova ricerca avanzata estesa a tutte le aree della piattaforma, basata su nomi, cartelle e TAG.
Altri miglioramenti
- Ottimizzazione generale di UI, UX e performance.
7 Febbraio 2024 - FileGrant v. 4.3.9
La versione 4.3.9 introduce nuovi controlli amministrativi e funzionalità avanzate di reporting, rafforzando ulteriormente governance, visibilità e sicurezza su tutta la piattaforma.
Questo rilascio fornisce a SuperAdmin e Admin strumenti più granulari per la gestione dei permessi, audit più approfonditi e un controllo migliorato su sessioni e download.
È stato introdotto un nuovo ruolo SuperAdmin, che rappresenta un livello di privilegio superiore rispetto ad Admin, Contributor e Reader.
I SuperAdmin possono ora gestire centralmente quali impostazioni sono accessibili agli utenti Admin tramite una sezione di configurazione dedicata.
Nuove impostazioni:
Admin Setting Permission (SuperAdmin)
Questa impostazione consente ai SuperAdmin di limitare l’accesso a specifiche impostazioni amministrative per determinati account Admin.
Elementi chiave
- Administrator Scope – selezione di uno o più account Admin a cui applicare la regola
- Denied Settings – definizione delle impostazioni bloccate per gli Admin selezionati
- Controllo granulare dei permessi Admin – consente di applicare una chiara separazione dei compiti (separation of duties) e ridurre il rischio di configurazioni errate
Watermark Protection
È stata introdotta una nuova impostazione per il controllo del watermark sui file condivisi.
Questa funzionalità rafforza la protezione dei contenuti consentendo agli amministratori di definire quando e come applicare il watermark ai file.
Elementi chiave
-
User Scope – definisce l’ambito di applicazione:
- All – applica la protezione con watermark a tutti gli utenti
- None – non applica globalmente la protezione con watermark. Se impostato su None, è comunque possibile applicare il watermark a utenti specifici tramite eccezioni e TAG
- Exception Handling – consente di specificare gli utenti esclusi dalle regole di watermark definite
- TAG – applica la protezione con watermark solo ai file associati a specifici TAG
Watermark Configuration
Gli amministratori possono personalizzare il watermark attraverso:
- Definizione del testo del watermark, utilizzando opzioni predefinite quali:
- Owner
- View date and time
- Sharing date
- IP address
- Recipient
- Personalizzazione del testo del watermark con contenuti aggiuntivi
- Configurazione di:
- posizione del watermark
- dimensione del font
- colore del font
- percentuale di opacità
Download Allowed Tags
È stata introdotta una nuova impostazione per controllare i permessi di download dei file condivisi con accesso Read-Only.
Questa funzionalità consente agli amministratori di abilitare in modo selettivo il download dei file in base a regole definite e alla classificazione tramite TAG.
Elementi chiave
- User Scope – definisce l’ambito di applicazione:
- All – consente ai membri di scaricare i file in modalità Read-Only in base alle regole sui TAG configurate
- None – non consente globalmente il download dei file Read-Only. Se impostato su None, l’accesso al download può comunque essere abilitato per file specifici tramite TAG
- Exception Handling – consente di specificare gli utenti esclusi dalle regole definite
- TAG – abilita il download dei file Read-Only solo quando i file sono associati ai TAG selezionati
Nuove funzionalità e miglioramenti:
Secrets Container
È stata introdotta una nuova funzionalità per la protezione dei Secrets.
Selezionando New (in alto a destra), l’ultima opzione disponibile nell’elenco è ora Password or Secret.
La creazione di un Secret File richiede:
- Nome del file
- Secret key (opzionale) – gli utenti possono scegliere di proteggere il file abilitando l’opzione dedicata e inserendo una secret key con lunghezza minima di 4 caratteri
- password
- testo
- URL
- username
Nota: in caso di perdita della secret key, il documento non sarà più accessibile.
All’interno della sezione Fields, gli utenti possono aggiungere in modo sicuro le informazioni da conservare, tra cui:
È possibile aggiungere fino a 10 campi all’interno dello stesso secret file.
Le password possono inoltre essere generate automaticamente selezionando l’icona Generate Password, garantendo credenziali più robuste e sicure.
Impersonate User
I SuperAdmin e gli Admin possono ora utilizzare la funzionalità Impersonate User per accedere in modo sicuro alla piattaforma come un altro utente.
Questa funzione consente ai SuperAdmin e Admin di:
- Visualizzare la piattaforma esattamente come la vede l’utente selezionato
- Eseguire azioni e verificare configurazioni dal punto di vista dell’utente
All’avvio di una sessione di impersonificazione è possibile (facoltativamente) indicare una motivazione, a supporto delle esigenze di audit e compliance.
Executive Report
È stato introdotto un nuovo Executive Report nella sezione Audit, affiancato all’Activity Log.
Questo dashboard fornisce ad Admin e SuperAdmin una panoramica completa sull’utilizzo dei file, sui comportamenti di condivisione e sull’esposizione al rischio all’interno della piattaforma.
Indicatori di rischio
- Untagged Files
- Sharing without Expiration
- Editor Permission Sharing
- External Sharing
- Excessive Expiration
- User Concentration
Ogni indicatore mostra una percentuale e un livello di stato:
- Rosso – Critico
- Giallo – Attenzione
- Verde – OK
Content Overview
- Volume totale
- Numero di file
- Numero di cartelle
- Totale elementi
Tag Classification
- Numero e percentuale di file taggati
Sharing Expiration
- Numero e percentuale di file con data di scadenza
Sharing Analysis
- Condivisione interna vs esterna
- Condivisione in sola lettura vs editor
- Analisi dettagliata delle scadenze, inclusi:
- Grafico a barre con durata della scadenza in giorni
- Durata media
- Elementi attivi e scaduti
- Durata minima e massima
Recipient Domains
- Elenco dei domini con cui sono stati condivisi i file
- Classificazione interna o esterna
- Numero di file condivisi per dominio
User Overview
Elenco degli utenti con indicazione di:
- File e cartelle condivisi
- File e cartelle non condivisi
Gestione delle sessioni attive
La nuova funzionalità Active Sessions consente agli utenti di visualizzare e gestire tutte le sessioni di login attualmente attive.
Dal menu utente (in alto a destra), selezionando Active Sessions è possibile:
- Visualizzare tutti i dispositivi con sessioni attive
- Revocare singole sessioni tramite Revoke
- Utilizzare Log Out All per terminare tutte le sessioni
- Utilizzare Log Out Other Devices per terminare tutte le sessioni eccetto quella corrente
Questa funzione migliora il controllo delle sessioni e la sicurezza dell’account.
Creazione delle scorciatoie
La creazione delle scorciatoie è stata migliorata con una nuova vista di selezione della destinazione.
Gli utenti possono ora creare scorciatoie in:
- My Files
- Favorites
- Received Files
Le scorciatoie possono essere create esclusivamente all’interno di cartelle in cui l’utente dispone di permessi di scrittura.
User List – Informazioni sull’ultimo accesso
Le liste utenti sono state arricchite con l’informazione Last Access.
SuperAdmin e Admin possono ora visualizzare la data dell’ultimo accesso alla piattaforma per ciascun utente, migliorando la visibilità sull’attività degli account e facilitando l’identificazione di utenti inattivi o raramente utilizzati.